+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Где пишется исходящий номер на документе

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих. Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 1С:Документооборот. Настройка автоматической нумерации

Где прописывается входящий и исходящий номер на документах

Порядок регистрации исходящих документов 3. Пример исходящих документов Список использованной литературы Введение Регистрация входящей или исходящей корреспонденции - это фиксация факта создания или получения документов через присвоение им порядковых номеров и записи необходимых сведений, содержащихся в них. Цель регистрации заключается в обеспечении учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние - в день подписания. Обязательно должны регистрироваться документы, поступающие от вышестоящих организаций учреждений , и те, которые направляются в вышестоящих организаций учреждений , важные внутренние документы приказы, распоряжения, протоколы, докладные записки и т.

Не регистрируются поздравительные письма, поздравительные телеграммы, приглашения информации до сведения, документы, проходящие через службу документирования и подвергаются оперативному учету в специальных оперативных формах в отраслевых и функциональных структурных подразделениях: Для регистрации документов всех категорий входящих, исходящих, внутренних используют регистрационно-контрольные карточки и специальные журналы. Регистрационно-контрольные карточки заполняют машинописным способом предпочтительнее или от руки.

В случае регистрации служебных писем фиксируют лишь инициативные документы запросы , составленные в данном учреждении или те, которые поступили от другого учреждения, а данные о документе, оставленный в ответ, отмечают как дополнение к регистрационным записям в той же карте. Бланки регистрационно-контрольных карточек изготовляют типографским способом или с помощью средств оперативной полиграфии на листах бумаги формата А5 или А6.

Календарную шкалу контрольно-регистрационной карточки используют для контроля за сроками исполнения документа. На ней обозначают число месяца, в который документ надо выполнить. В календарной шкале карточек формата А6 отмечают только нечетные дни месяца.

Если срок исполнения документа приходится на четное число, то в карточке обозначают предыдущее число. В графе "Корреспондент" фиксируют название организации, с которой поступил документ или, если документ выходной, - куда его отправлено которой учреждении. Регистрируя заявления, предложения, жалобы, то в этой графе указывают также фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес автора.

Графы "Дата", "Индекс" заполняют только на входящие документы. В графу "Краткое содержание" вносят название документа если нет отдельной графы и заголовок к тексту документа. Если регистрируемый документ не имеет заголовка к тексту, то регистратор сам определяет суть документа и записывает краткое формулирование ее в этой графе.

В графе "Резолюция" отмечают полное содержание резолюции, ее автора и дату. Эту графу заполняют после рассмотрения документа. Если на документе нет резолюции, то регистратор указывает в этой графе фамилия, инициалы, должность исполнителя, которому направлено документ, и дату направления.

Запись об исполнении документа должно отражать суть решения вопроса, содержать индекс и дату документа, отправлено в ответ. Если письменный ответ на зарегистрированный документ не предусмотрено, то в графе "Отметка об исполнении документа" конкретно записывают: В этой же графе отмечают индекс дела, в которое документ подшили для хранения.

На обратной регистрационно-контрольной карточки в графе "Отметка" делают отметки о контроле за сроками исполнения документа с указанием конкретных причин задержки исполнения документа.

Журнальная форма регистрации документов характерна для предприятий, в которых объем документооборота составляет около документов в год. Графы журналов регистрации документов заполняются так же, как и графы регистрационно-контрольных карточек. Журнальная форма регистрации документов имеет недостатки: Понятие исходящих документов Исходящими документами наказываются официальные документы, отправляемые из организации Этапами обработки исходящих документов являются: Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.

Исходящие документы составляются в 2х экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре. Проверка правильности исходящего документа осуществляется секретарем или работником службы делопроизводства. Подготовленный проект документа предоставляется на подпись руководителю организации.

После подписания руководителем документ передается в отдел делопроизводства для регистрации и отправки. Порядок работы с исходящей корреспонденцией состоит из следующих операций: Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу или электронной почтой.

Корреспонденция, отправляемая по почте, классифицируется на простую и заказную. Заказными бандеролями направляются дела и материалы, а исковые материалы и исполнительные документы заказными письмами либо направляются курьерами. Учитывая большой объем исходящей корреспонденции в судах общей юрисдикции, с целью установления принадлежности названного уведомления к конкретному делу на бланке уведомления о вручении размещается необходимая судам дополнительная информация в виде номера дела, даты и времени его рассмотрения.

Бланк уведомления прикрепляется к стороне письма, на которой не указывается адрес. Указанный бланк уведомления подлежит возврату отправителю после получения письма адресатом. На лицевой стороне заказных писем и бандеролей делаются отметки "судебное", "судебная повестка с уведомлением", "определение с уведомлением", "решение с уведомлением", "постановление с уведомлением" и т. На корреспонденцию, отправляемую заказной почтой, составляются описи в двух экземплярах.

Опись составляется отдельно на письма и на бандероли. В каждой описи регистрируется не более 35 отправлений. Один экземпляр описи сдается на почтовое отделение, второй - с соответствующей отметкой почтового отделения подшивается в хронологическом порядке в наряд.

При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. Порядок регистрации исходящих документов Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления ДОУ в регистрационно-контрольных карточках РКК или журнале регистрации исходящих документов.

Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию.

Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Единственное отличие в заполнении РКК на исходящие документы заключается в том, что в графе "Корреспондент" указывается название организации, в которую направляется документ.

Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным. Исходящие документы-ответы рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ берется из регистрационного штампа.

В РКК информация о документе-ответе записывается в графу "Отметка об исполнении документа". Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него. Регистрация документа -- запись учетных данных одокументе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Следовательно, регистрация преследует три цели: Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации.

Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся: Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер индекс документа -- цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Существуют три формы регистрации документов: Журнальная форма Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычнорегистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании.

Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы: Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков.

Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации -- это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная форма Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки.

Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству. Автоматизированная форма Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере.

Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Пример исходящих документов Пример заполнения регистрационно-контрольной карточки на исходящий документ заполненные графы выделены курсивом Как видно, порядковый регистрационный номер входящего документа-запроса и порядковый регистрационный номер исходящего документа-ответа совпадают.

Аналогичным образом "Отметка об исполнении" заполняется в соответствующей графе журнала регистрации входящих документов. Если же исходящий документ является инициативным, то он в любом случае будет зарегистрирован на отдельной РКК.

Кроме того, в зависимости от принятой системы делопроизводства на отдельных карточках допускается регистрировать и исходящие документы-ответы, однако в этом случае на них потребуется заполнять дополнительные экземпляры РКК. В этом случае регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера исходящего документа. Так, в указанном примере ответного документа порядковый номер ответа будет уже не 57, а например, В РКК на исходящие инициативные документы документы-запросы графа "Отметка об исполнении документа" заполняется после получения ответного письма либо иной необходимой информации об исполнении документа.

Если ответа не ожидается, то в соответствующей графе пишутся слова "В дело" с добавлением индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа. На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, один экземпляр РКК, который помещается в справочную картотеку.

В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняется дополнительный экземпляр РКК и помещается в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа. Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит. Что на счёт дат и номеров? Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Хранение документов По материалам форума.

Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например:. Вид основного раздела журнала: Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Активировать демодоступ. Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: - порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; - номера дела по номенклатуре дел. В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация. Так что не ко всем это применимо. Не бросьте на произвол судьбы с крайне животрепещущим вопросом.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно. письма к документах у каждого в верхней правой части первого листа пишется.

Как пишется исходящий номер на документах

Если деловое письмо является ответом, помимо исходящего регистрационного номера, оно должно содержать ссылку на номер входящего документа. Дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы Образец заполнения Т табеля учёта рабочего времени журнал регистрации исходящей документации образец. Бывают ситуации, когда место для печати выбирают не по инструкции, а исходя из соображений элементарного здравого смысла. Используются для визирования входящих и исходящих документов компании. Некоторые люди считают, что существует какой-то определенный образец журнала входящей корреспонденции, который должен быть единым для разных предприятий. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций утверждены постановлением Госкомстата России от Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Где ставиться штамп исходящего номера образец. Входящий и исходящий номер. Формы и образцы документов: Управление делами: Национальный исследовательский университет, Высшая школа экономики, Альбом унифицированных форм документов по организации учебного процесса в подразделениях, утвержден приказом от

Нумерация исходящих писем и приказов

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

Порядок регистрации исходящих документов 3.

Как писать исходящий номер на документах

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

Как ставить исходящие номера на письма

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Работа с исходящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Организация документооборота в создаваемой компании Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания.

Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа. Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым . Если ответа не ожидается, то в соответствующей графе пишутся слова «В дело» с.

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Профессия — следователь (1982) - Золотая коллекция
Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. ifspiritath

    Заключен договор отдал технику в аренду без экипажа и все чел пропал не оплат не техники. Написал завление полицию о мошейничестве . Долго отписывались и через жалобы в прокуратуру возбудили уголовное дело и типо человека поставили в розыск и все так на этом все и весит

  2. Михей

    Машина 2018 года макс 35 налогов нужно заплатить от стоимости.